|
|
Den åbne digitale administration
| Titel | Den åbne digitale administration |
| Støttebeløb | 963.362 |
| Organisation | Aalborg Kommune |
| Konklusion | Konklusion Den Åbne Digitale Administration |
| Hjemmeside | Ingen hjemmeside |
| Kontakt | Konsulent Tonny Andreasen, ta@aalborg.dk, tlf. 9931 1938 |
| Øvrige deltagere | Icl Invia |
| Tema | Digital forvaltning |
| Stikord | Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering (ESDH)
Organisationsudvikling
Åbenhed i det offentlige |
| Dagbog | Senest opdateret: 2. juli 2002 |
| Projekt start | 21. juni 2001 |
| Projekt slut | 31. december 2003 |
| Beskrivelse | Forudsætningen for, at Aalborg Kommune kan give borgerne og virksomhederne udvidet service og selvbetjening via internettet er den digitale administration - det vil sige indførelsen af de nødvendige edb-systemer sammen med omlægning af arbejdsgange og udvikling af medarbejdernes kompetencer.
Kommunen kan ikke have en digital forside uden også at have et digitalt indre. Hvis Aalborg Kommune ikke arbejder både med selvbetjening og med digitalisering af administrationen, vil der ikke blive frigjort ressourcer. Tværtimod vil der blive skabt nye arbejdsopgaver. Uden den digitale administrationen vil der også opstå barrierer for både, hvor hurtigt kommunen kan tilbyde nye ydelser og selvbetjening på nettet, og for i hvor stort omfang selvbetjeningen kan tilbydes.
Derfor har Aalborg byråd, d. 25.06.2001 igangsat udviklingen af Den Åbne Digitale Admini-stration, der over en kort årrække vil indføre elektronisk sags- og dokumentbehandling (eDoc fra ICL Invia) og den digitale arbejdsmåde generelt i administrationen.
Målene for projektet, er for det første en 5% effektivisering på de administrative budgetter i 2005. Disse effektiviserings- og kvalitetsgevinster skal opnås gennem en systematisk organi-satorisk udviklingsindsats. Den organisatoriske indsats fokuserer på udvikling af medarbej-dernes kompetencer, deling af viden og på udnyttelse af mulighederne for hensigtsmæssig tilrettelæggelse og forenkling af arbejdsgange og ansvarsområder og til fjernelse af admini-strative rutineopgaver.
For det andet er det åbenhed i de administrative arkiver. Elektronisk sags- og dokumentbe-handling er også indførelsen af elektronisk arkivering som afløser for den papirbaserede arki-vering. Det elektroniske arkiv er netop én af de afgørende forudsætninger for at give borgerne elektronisk adgang til kommunens sagsbehandling og for at give borgerne adgang til via kommunens hjemmeside at følge deres egne sager. I 2003 skal der være adgang for byrådet og borgerne til de politiske udvalgs dagsordner, referater, bilag og sager, samt ud- og indgå-ende postlister med adgang til dokumenterne fra kommunens hjemmeside.
For det tredje er målet at skabe organisatorisk læring. Et kendetegn ved den kommunale digi-tale administration er stadige og hastige forandringer i organisationens målsætninger, organi-sering, ydelser og det teknologiske grundlag. Der vil derfor være behov for systematisk at udvikle ledelsens og medarbejdernes forudsætninger for at tage de nye muligheder i anven-delse.
Projektets 1. hovedfase gennemføres fra medio 2001 fremtil medio/ultimo 2003, hvor sy-stemet og den nye digitale arbejdsmåde er indført i alle kommunens 6 forvaltninger til 1300 – 1500 medarbejdere.
Projektets 1 hovedfase fokuserer på den grundlæggende indførelse og på de generelle admi-nistrative sager. Dette vil bl. a. sige:
- udarbejdelse af administrative vejledninger og instrukser, der sikrer overholdelsen af f. eks. forvaltningsloven
- indførelse af skanning af indgående post og dannelse af det elektroniske arkiv
- indførelsen af nye arbejdsmåder, såvel for medarbejderne, i kontorerne og mellem afdelingerne og indførelsen af nye arbejdsgange
- opbygningen af en brugerstøtte organisation og driftsorganisation
I projektets 2. hovedfase (fra 2002/2003) udbredes systemet og arbejdsmåden yderligere - til nye sagsområder f. eks. personsager og byggesager og til nye medarbejdergrupper. I denne fase tages udgangspunkt i at udbygge og færdiggøre udbredelsen, således at der sy-stematisk skabes sammenhænge mellem sagsområderne og således at der kan høstes syste-matiske kvalitets- og effektiviseringsgevinster. I denne fase vil der også ske en integration mellem fagsystemerne og elektronisk sags- og dokumentbehandlings systemet. Det forventes at systemet og arbejdsmåden udbredes til samtlige edb-brugere i Aalborg Kommune. |
 Printervenlig version |
