|
|
E-handel mellem private virksomheder og Nordjyllands Amt
| Titel | E-handel mellem private virksomheder og Nordjyllands Amt |
| Støttebeløb | 2.000.000 |
| Organisation | Nordjyllands Amt |
| Konklusion | Konklusion E-handel mellem private virksomheder og Nordjyllands Amt |
| Hjemmeside | Ingen hjemmeside |
| Kontakt | Økonomichef Anders Boje, ABO@nja.dk, tlf. 9635 1000 |
| Øvrige deltagere | KMD |
| Tema | Erhvervsudvikling |
| Stikord | Ingen stikord |
| Dagbog | Senest opdateret: 5. august 2003 |
| Projekt start | 6. februar 2001 |
| Projekt slut | 31. december 2003 |
| Beskrivelse | Nordjyllands Amt vil med dette projekt blive det første amt i Danmark, som får etableret en full scale e-handelsløsning. Forudsætning for at amtet kan etablere en full scale e-handelsløsning er, at amtet har en indkøbsorganisation og en strategi på indkøbsområdet.
Nordjyllands Amt har etableret en indkøbsorganisation med et fællesindkøbskontor, hvor der er ansat professionelle indkøbere og amtets indkøbspolitik er baseret på koncernindkøb, som betyder, at der foretages udbud i stor set alle vareområder og enkelte områder vedr. tjenesteydelser. Det er økonomiudvalget, som fastlægger amtets overordnede indkøbsstrategi.
Alle amtets indkøbsaftaler indgås centralt og sygehusene og institutionerne kan benytte alle aftaler. Koncern indkøb giver fordele til alle amtets institutioner, idet de opnår lavere priser og øgede rabatter. Holdningen i konkurrencesituationen er Best wins (Bedst og Billigst).
Nordjyllands Amt har et vareindkøb på ca. 760 mill. kr. om året. Der er indgået 450 rammeaftaler fordelt mellem 150-200 produktområder, som overvejende er indenfor sygehusområdet.
Nordjyllands Amt har opdelt e-handelsløsningen i 4 selvstændtige projekter, som skal implementeres over de næste 0 - 36 måneder. Planen er at styrke to fronter i indkøbet. Den ene er intern effektivisering og øget brug af indgåede aftaler. Den anden går ud på at automatisere processerne med leverandørerne
Med hensyn til automatisering af processerne med leverandørerne vil der blive tale om henholdsvis en “Fuld E-handelsløsning” og en “Delvis E-handelsløsning”.
“Fuld E-handels-løsning”.
Dette er en E-handels-løsning, der er fuldt integreret med amtets og leverandørens administrative IT-system. Det vil sige, at data overføres fra afsenderens IT-system til modtagerens IT-system, uden genindtastning eller manuel kontrol eller anden menneskelig “berøring”. Denne type E-handels-løsning vil være mest relevant for amtets store leverandører med mange transaktioner, idet det er relativt dyrt at etablere en sådan løsning, men det er til gengæld også her de største gevinster opnås.
“Delvis E-handels-løsning”.
EDI-løsninger der ikke er fuldt integrerede i “begge ender”, dvs hvor data ikke overføres direkte fra IT-system til IT-system, men genindtastes og efterkontrolleres hos mindst én af parterne kaldes “delvis E-handel”.
Indførelse af en “fuld E-handels-løsning” er både tids- og ressourcekrævende for leverandørerne og måske er det urentabelt, fordi leverandøren har få transaktioner med amtet.
Det kan desuden være et problem for mange små og mellemstore virksomheder, at de ikke har ressourcer eller IT-kapacitet til at gennemføre en “fuld E-handels-løsning”. Der er derfor behov for at lave en “delvis E-handels-løsning” til disse virksomheder.
En “delvis E-handels-løsning” kan f.eks. være en Web EDI-løsning eller e-giro/e-faktura.
Web EDI-løsningen indebærer, at der udvikles en løsning, der indeholder de relevante formularer, som skal udveksles elektronisk. Denne løsning placeres på amtets web-server, der kun er tilgængelige for de relevante samhandelspartnere. Via opkald til serveren får leverandøreren præsenteret en “tom” faktura, som skal udfyldes og returneres til serveren. Serveren sender fakturaen videre til f.eks. amtets økonomisystem
Amtet kan endvidere sende en ordre gennem Web-serveren. Leverandøren kan modtage ordren via Internettet og kan efterfølgende vende ordren til en faktura.
Det andet ben i projektet omfatter intern effektivisering og øget brug af indgåede aftaler. På dette område vil der blive iværksat to projekter nemlig et elektronisk bestillingssystem og elektronisk behandling af fakturaer
Elektronisk bestillingssystem
Dette system vil gøre det muligt for den enkelte disponent ude på institutionerne selv at foretage sine indkøb via systemet. Det er tænkt som et hjælperedskab for institutionerne til at gå ind og søge på varerne fra centraldepotet eller fra fællesindkøbsaftalerne. Når varen er fundet, kan der herefter sendes en elektronisk ordre afsted. Ordren kan f.eks gå direkte til leverandøren, men registreres undervejs i det centrale indkøbssystem.
Det er også hensigten at systemet på de vareområder, hvor der ikke er indgået fællesaftaler, skal kunne hente varer via kataloger på leverandørernes egne hjemmesider.
Elektronisk behandling af fakturaer.
Indførelse af et bilagsflows system, der sikrer at godkendelse, betaling og bogføring af fakturaerne kan foregå elektronisk. Det er hensigten, at systemet via en browser skal bruges på alle amtets institutioner. Det skal også kunne anvendes i de tilfælde, hvor fakturaen ikke starter med en konkret ordre.
De fleste af ovennævnte projekter gennemføres i samarbejde med Kommunedata.
Gevinsterne ved en full scale e-handelsløsning.
Nordyllands Amt forventer, at på sigt vil der være følgende gevinster:
Institutionerne vil spare penge på indkøb; Ved at gøre aftalerne tydelige og lettilgængelige på vareniveau forventes det, at flere af de decentrale institutioner vil anvende fællesindkøbsaftalerne og herved opnå væsentlige besparelser.
Besparelse i administrationen på institutionerne; Når der foretages indkøb via det elektroniske bestillingssystem behøves institutionerne ikke at bruge tid på indhente tilbud ved forskellige leverandører for at få det mest fordelagtige tilbud.
Bedre logistik; Dette betyder, at omkostningerne til lagerbeholdningen og håndteringsomkostningerne kan reduceres
Økonomiske gevinster for leverandøren; Det forventes, at de økonomiske gevinster leverandøren vil få ved e-handlen vil komme amtet til gode i form af lavere priser på.
Effektivisering af arbejdsgangene i.f. m. ordreafgivelse og faktureringen; Der vil blive anvendt færre personaleressourcer til behandling af fakturaerne. Kommunernes Landsforening har estimeret en besparelse på tidsforbruget på 6 minuttet for den del af processen, der omfatter fakturering og betaling.
Bedre overholdelse af indkøbspolitikker eksempelvis om grønne indkøb
Yderligere oplysninger kan fås hos
Økonomichef Anders Boje, tlf. 96 35 10 60
Indkøbskoordinator Hans Jakob Jensen, tlf. 96 35 10 85 |
 Printervenlig version |
