Projektkonklusion
- Den åbne digitale administration
Teknikken drillede den digitale administration
Af Naia Bang / Texthuset Aalborg
Da Aalborg Kommune tog de første skridt til at indføre elektronisk sags- og dokumenthåndtering, havde ingen fantasi til at forestille sig, hvor vanskelig og langstrakt processen ville blive. Men det blev den – ikke mindst fordi teknikken drillede. Det forsinkede processen med to år, men i dag er kommunen godt på vej mod den digitale administration.
Baggrund
Som den største kommune i Nordjyllands Amt var det naturligt, at Aalborg Kommune skulle gå i forvejen og vise vejen til den åbne, digitale administration, hvor borgere og virksomheder fik udvidet service og selvbetjening - og medarbejdere fik frigjort ressourcer gennem elektronisk sags- og dokumentbehandling.
Derfor tog Aalborg Kommune initiativ til projekt ”Den åbne digitale administration”, en ambitiøs satsning, der skulle sikre elektronisk sags- og dokumentbehandling overalt i den kommunale administration i løbet af få år. Målet var, at kommunen i 2005 skulle fremvise en effektiviseringsgevinst på fem procent af de administrative budgetter.
Ud over at indføre det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem eDoc skulle det papirbaserede arkiv erstattes af et elektronisk. Det er en forudsætning for at borgerne på sigt vil kunne følge deres egne sager via kommunens hjemmeside og for at kunne effektivisere administrationen. Og i 2003 skulle der være adgang for byrådet og borgerne til de politiske udvalgs åbne dagsordener, referater, bilag og sager – samt postlister for ind- og udgående post, der ikke omhandlede personsager.
Processen
Det lykkedes ikke projekt ”Den åbne digitale administration” at få det beløb, man havde søgt Det Digitale Nordjylland om i tilskud. I første omgang blev projektet sat på venteliste, og da aftalen med det reviderede budget blev indgået med Det Digitale Nordjylland i juni 2001, var tilskuddet – og det tilsvarende krav til projektet - nu ”barberet” ned.
Inden projektet sluttede i december 2003, skulle man aflevere tre evalueringsprodukter, som skulle udspringe af de erfaringer, man gjorde sig under gennemførelsen af projektet:
· Forvaltningsmæssige retningslinjer og problemstillinger. Den skulle afleveres andet kvartal 2002
· Metodehåndbog og de første erfaringer – skulle afleveres i tredje kvartal 2003 – og
· Politikker og borgeradgang. Denne evaluering skulle afleveres i marts 2004
Men kommunen valgte alligevel at gennemføre hele projektet, selv om tilskuddet fra Det Digitale Nordjylland var blevet mindre, end man have håbet.
Kommunen aftalte derfor en tidsplan, der kunne korrespondere med evalueringerne til Det Digitale Nordjylland:
I løbet af første hovedfase, der skulle forløbe fra midt i 2001 til hen mod slutningen af 2003, skulle systemet og den nye digitale arbejdsmåde være indført i alle kommunens seks forvaltninger, således at mellem 1300 og 1500 medarbejdere arbejdede med det. Det betød naturligvis også, at der skulle udarbejdes retningslinjer, som blandt andet sikrede, at forvaltningsloven blev overholdt.
Al indgående post skulle skannes, og der skulle etableres elektronisk arkiv – og det skulle også ske i den første hovedfase.
Anden hovedfase, som skulle starte allerede i 2002 til 2003, skulle blandt andet indeholde en udbygning af systemet, så det for eksempel også omfattede byggesager og personsager. Der skulle også ske integration mellem fagsystemerne og eDoc-systemet.
Implementeringen af det nye system skulle foregå som delprojekter i hver enkelt forvaltning. Medarbejderne i forvaltningerne startede derfor med at etablere arbejdsgrupper, mens den tværgående projektorganisation, bestående af direktørgruppen og den tværmagistratslige IT-gruppe, udgjorde projektledelsen. De overordnede retningslinjer for projektet blev fastlagt, og i de enkelte forvaltninger gik man nu i gang med at planlægge den kommende arbejdsproces. Der blev holdt møder og lavet lister, forberedt it-opkvalificeringsforløb for medarbejderne etc.
Men – da projektet var trekvart år gammelt, måtte man sande, at projektet slet ikke var nået så langt som forventet. Installationen af eDoc skulle være startet i januar 2002, men i april måned var man stadig ikke kommet i gang. Det skyldtes først og fremmest, at den it-platform, hvorpå alle kommunens øvrige software kørte, ikke kunne ”snakke sammen” med eDoc. Firmaet bag eDoc, Icl Invia, var derfor gået i gang med at tilpasse programmet, og også på kommunen opgraderede man sin it-infrastruktur i et forsøg på at få de to systemer til at arbejde sammen.
Man vedtog nu en revideret tidsplan. Borgmesterens Forvaltning og Social- og Sundhedsforvaltningen skulle oprindelig have implementeret eDoc i april 2002. Det var nu udsat til september og oktober. Herefter skulle de øvrige forvaltninger følge efter, og man regnede derfor med at være færdig med at implementere systemet til tiden alligevel.
Icl Invia skiftede navn til Fujitsu, og de og kommunen arbejdede videre. Men teknikken drillede stadig, og i projektorganisationen måtte man se i øjnene, at heller ikke den reviderede tidsplan holdt. Langt fra… Driftsprøven på systemet blev derfor først gennemført i december 2003 – to år senere end oprindelig planlagt.
Samtidig måtte kommunen sande, at integration til fagsystemerne - f. eks. KMD’s systemer på det sociale områder - også var en langstrakt og vanskelig proces. De tekniske snitflader til KMD’s sociale systemer var først færdige i 2003. Derfor blev denne del af projektet også blev forsinket.
Resultatet
Teknik-problemerne forsinkede ikke blot indførelsen af eDoc i den kommunale administration. Det resulterede også i, at kommunen mod sin vilje i en periode var nødt til at udelukkende at fokusere på teknikken.
Også evalueringsrapporterne til Det Digitale Nordjylland blev forsinket. Især påvirkede forsinkelserne evalueringen af den del af projektet, der omhandlede borger- og politikeradgang. Da man ikke kunne nå at evaluere de faktiske resultater som oprindelig tiltænkt, blev rapporten i stedet til en beskrivelse af de oplysninger, som Aalborg Kommune ville stille til rådighed for politikere og borgere.
Til gengæld fik Aalborg Kommune udarbejdet et sæt Retningslinjer for Aalborg Kommunes elektroniske Sagsbehandling, RAS. Disse retningslinjer anerkendes af bl.a. Kommunernes Landsforening som standard for denne type af vejledninger.
Kommunen har også udarbejdet en metodehåndbog, der er en guide for indførelse af elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystemer – og man har opsamlet de første erfaringer. Endelig har Aalborg Kommune udarbejdet en rapport, der – med udgangspunkt i den forvaltningsmæssige lovgivning – begrunder, hvilke oplysninger kommunen kan stille til rådighed for byrådsmedlemmer og for offentligheden – og hvilke tekniske hensyn, der skal tages.
Alle tre rapporter kan fås på Aalborg Kommunes hjemmeside http://www.aalborg.dk/Fakta+om+Kommunen/Organisation/Strategier/aabne+digitale+adm.htm
Fremtiden
”Det store projekt” er i dag i fulde omdrejninger – omend to år senere end oprindelig forventet.
eDoc blev i foråret 2004 indført i Borgmesterens Forvaltning og i efteråret 2004 indføres det i Kommunens fem øvrige forvaltninger til i alt 900 brugere, hvor der også tages et nyt dagsordenssystem i brug. I 2005 og -6 fortsætter indførelsen i forvaltningerne, og der vil blive etableret adgang til ud- og indgående postlister og adgang til de åbne dagsordner og referater fra byrådet og de politiske udvalg sammen med bilag og sager fra kommunens hjemmeside. I 2005 håber kommunen at kunne lave de første integrationer til fagsystemerne bl.a. på miljøområdet.
eDoc og den elektroniske arkivering har allerede nu vist de første resultater i form at forenklinger af arbejdsgange og afskaffelse af dobbeltarbejde; nye måder at arbejde sammen på tværs i forvaltningen; vidensdeling og nye uforudsete smarte løsninger, hvor eDoc kobles sammen med f. eks. digital signatur og Geografiske InformationsSystemer (GIS).
Projektfakta
Titel: Den åbne digitale administration
Tema: Digital forvaltning
Kontaktperson: Konsulent Tonny Andreasen, ta@aalborg.dk, telefon 99 31 19 38
Modtaget tilskud fra DDN: 963.362 kr.
Organisation: Aalborg Kommune
Øvrige projektpartnere: Fujitsu
Projektperiode: juni 2001 – december 2003
Projektbeskrivelse
Liste over projektkonklusioner
 Printervenlig version |
