Projektkonklusion

- Den Digitale Amtsgård

Samlet amtsgård tog det store it-spring

Af Naia Bang / Texthuset Aalborg

Større åbenhed i forvaltningen, bedre service til borgere og virksomheder i amtet, styrkelse af demokratiet og rationalisering af arbejdsgange. Det var nogle af de ambitiøse mål for projekt "Den Digitale Amtsgård". Og skønt projektet løbende måtte tilpasses undervejs, så lykkedes projektet i en sådan grad, at flere af løsningerne fra "Den Digitale Amtsgård" i dag bruges i landets øvrige amter.

Formålet

Ambitionerne fejlede ikke noget, da Nordjyllands Amt i slutningen af år 2000 udformede visionerne for storskala-projektet "Den Digitale Amtsgård": Nordjyllands Amt skulle have den mest åbne forvaltning i landet i år 2005!

Alle de nyeste teknologiske hjælpemidler skulle tages i brug for at gøre det til en døgnåben amtsgård med selvbetjeningssystemer på nettet, som borgere og virksomheder kunne benytte.

Det Digitale Nordjyllands-projektet bestod af hele 17 delprojekter, og man havde udpeget tre spydspidser eller "fyrtårne"; nemlig "Det interaktive kort", "Digital signatur" og "Demokrati på nettet".

Med "Den Digitale Amtsgård" skulle borgerne opleve, at sagsbehandlingen var nemmere, hurtigere og mere smidig. Digital signatur og "intelligente" elektroniske blanketter, hvor alle amtets informationer om den pågældende borger var udfyldt på forhånd, skulle - sammen med en smidig elektronisk sagsbehandling - øge servicen til borgerne. Samtidig blev der lagt op til en stor grad af åbenhed i forvaltningen, så den enkelte borger eller virksomhed skulle kunne følge med i, hvor langt éns sag var i sagsbehandlingen - og hvilken medarbejder der sad med sagen nu.

Borgerne skulle også i højere grad involveres i den politiske debat - blandt andet ved hjælp af elektroniske forsamlingshuse og via chats med politikerne. Interaktive kort på nettet skulle desuden gøre det muligt for borgerne at følge med i amtets planprojekter.

Processen

Den 1. februar 2001 gik projekt "Den Digitale Amtsgård" officielt i gang. Det skete med nedsættelse af en projektgruppe og tre faglige styregrupper med repræsentanter for både ledelse og medarbejdere. Allerede da [XX det fremgik allerede af konkurrenceforslaget!] var et af succeskriterierne, at elektronisk dokumenthåndtering m.v. ville udløse en effektiviseringsgevinst, der ville betyde en nednormering på 10 til 12 personer.

Af de 17 delprojekter var flere af dem hurtigt i gang. F.eks. blev der med det samme i Demokratiprojektet planlagt dialogmøder med tre grupper førstegangsvælgere. I Digital signatur-delprojektet var man hurtigt i gang med at afklare de juridiske aspekter omkring signatur på nettet, og i it-arkitektur-delprojektet var man hurtigt i gang med at afklare og kortlægge den it-arkitektur, der skulle danne rygraden og sikre sammenhængen i delprojekterne.

I april og maj blev der ansat to personer i projektsekretariatet, der nu var fuldtallig. Projektsekretariatet gik nu i gang med at udvikle et fælles projektværktøj for de 17 delprojekter, ligesom man startede på en tidsplan for de forskellige projekter.

Omkring delprojektet med de interaktive kort var der nu taget hul på GIS-delen sammen med projektpartneren InformiGIS, og der var etableret samarbejde med projekt "Det Aktive Aalborgkort", der også benyttede GIS. Digital signatur-delprojektet havde valgt strategi og var sidst på foråret stort set færdig med planlægningen. Og i Demokrati-delprojektet var projektpartneren i fuldt sving med at udvikle en demokrati-portal på nettet. Faktisk var man så langt, at en række førstegangsvælgere samt en gruppe borgere og politikere agerede testpersoner, da www.nordpol.dk blev lanceret i en testversion. Ros og ris fra testgruppen førte til, at portalen skulle ændres flere steder - blandt andet på debatsiderne.

Da sommerferien 2001 startede, var projektorganisationen ændret fra tre styregrupper til to - det havde ikke vist sig nødvendigt med en tredje. Og projektet stod heller ikke stille hen over sommerferien. Projektpartnerne havde travlt - blandt andet med udvikling af elektroniske blanketter.

Den 10. september gik Nordpol-portalen officielt i luften. Det skete med en debat med de kandidater, der stillede op til det forestående amtsrådsvalg. Men midt i glæden over portalen måtte projektledelsen samtidig notere, at projektet var begyndt at skride - både tidsmæssigt og økonomisk i forhold til den oprindelige plan.

Nordpol-portalen var kommet forrygende fra start og fik virkelig vist sin levedygtighed op til - og under - amtsrådsvalget. I foråret 2002 var man så klar til næste skridt i Demokrati-delprojektet: 10 politikere skulle holde møde med 20 borgere på nettet. Det skulle ske den 20. og 21. marts med debat i anonymiseret form. Det løb af stabelen som planlagt - og samtidig tog amtet sit første skridt mod elektroniske blanketter: Den første elektroniske blanket var nu klar: Ansøgning vedr. opgravning mv. i amtsvej, som blev lagt ud på amtets hjemmeside. I første omgang fandtes blanketten i en testversion, og virksomhederne kunne kommentere den og komme med ris og ros. I forbindelse med lanceringen af den elektroniske blanket havde man samtidig premiere på en løsning med adgangskontrol via digital signatur. Det var et system, der var udviklet af projektpartneren KMD.

Hen over sommeren 2002 blev sidste hånd lagt på et helt nyt internet samt elektronisk sagsstyring og medarbejder-portaler. Den nye hjemmeside skulle gradvist udbygges med forskellige services, der skulle gøre det nemmere for borgerne at betjene sig selv via elektroniske blanketter, tilmelding til diverse elektroniske nyhedsbreve m.v. Samtidig blev der lagt sidste hånd på et elektronisk sagsstyrings system. Systemet sørgede, kort fortalt, for, at de sager der sendtes elektronisk til amtet, ville blive automatisk journaliseret og lagt ud i elektronisk form, så de med det samme var tilgængelige for sagsbehandlerne. Systemet blev i øvrigt bygget på amtsgårdens eksisterende journalsystem for at spare penge.

Samtidig rustede projektet sig til den største udfordring: Implementering af elektronisk dokumenthåndtering og sagsstyring - samt den øvrige informationsteknologi i projektet - blandt medarbejderne. Nogle var, i sagens natur, mere positive over for den nye arbejdsform end andre. Der var også forskel på, hvor meget de enkelte medarbejdere skulle "klædes på" til at gå over til elektronisk sagshåndtering.

Som et led i det interne arbejde blev det i løbet af oktober 2002 muligt for medarbejderne at arbejde sammen på tværs i virtuelle projektrum. Der var også åbne eksterne projektrum, der gjorde det muligt at oprette samarbejder med virksomheder og institutioner uden for amtsgården. Disse projektrum kunne både være lukkede og åbne, alt efter hvad der var mest hensigtsmæssigt.

Det interaktive kort, nu blot kaldet 3D-projektet, var nu så langt fremme, at man kunne have det med på IST-messen i Bella Centret i november 2002 og lade interesserede prøve at "flyve" hen over Nordjylland.

I begyndelsen af 2003 kunne en tilfreds projektledelse fremlægge resultatet af en tilfredshedsundersøgelse blandt medarbejderne på amtsgården. Interessen for- og forventningerne til - Den Digitale Amtsgård var stadig store, trods diverse "børnesygdomme". Blandt andet voldt koblingen mellem det eksisterende journalsystem og sagshåndteringssystemet til stadighed problemer. Alligevel var man efter nytår gået i gang med undervisning af medarbejderne i brug af elektronisk journal.

Hen over foråret blev der udviklet flere elektroniske blanketter, og forvaltningerne kunne begynde at drage de første erfaringer. Samtidig arbejdede man på amtsgården på højtryk for at være klar til den store landsdækkende e-dag, 1. september 2003. At gøre amtsgården helt "papir-fri" og samtidig sikre nogle effektive og velfungerende arbejdsgange var en stor udfordring for hele organisationen. I første omgang var målet, at al korrespondance mellem amtsgården og andre offentlige institutioner den 1. september skulle foregå via e-mail. E-dagen var også dagen, da den digitale signatur havde officiel re-premiere. Staten havde nemlig i mellemtiden valgt TDC som udbyder af digital signatur, og det betød, at amtet valgte at opgive KMD's digitale signatur til fordel for TDC's.

Endnu et af delprojekterne var nu også klar til at gå i luften. I sidste kvartal af 2003 kunne man tage hul på en test af elektronisk indberetning af forsikringsskader - i første omgang fra fire test-institutioner. Samtidig startede projektgruppen en større evaluering af de 17 delprojekter og begyndte at gøre klar til, at projektet fra årsskiftet kunne indgå som en integreret del af amtsgårdens normale drift samt videre udviklingsarbejde med digital forvaltning.

Resultatet

Projektet var gennem mange småjusteringer undervejs, og ydermere gjorde nedskæringer i statens bloktilskud til amterne, at ambitionsniveauet måtte justeres herefter. Alligevel kan man roligt sige, at det storstillede projekt lykkedes - og lidt til.

Skal man trække nogle delprojekter ud, så var demokratiportalen Nordpol.dk uden tvivl en stor succes, der stadig lever i bedste velgående. Nordpol-portalen modtog i øvrigt "Bedst på nettet"s specialpris i 2001 - og blev samme år hædret af EU. Portalen havde, alene i projektperioden, 3,1 millioner hits.

3D-delprojektet gik hen og blev meget bredere end oprindelig tiltænkt: I dag bruges den flittigt at ejendomsmæglere i regionen, og et samarbejde med Midt-Nord Turisme har sikret, at det virtuelle Nordjyllands-kort også kan bruges i turistmæssig sammenhæng.

Flere delprojekter er blevet omformuleret fra et regionalt til et landsdækkende projekt. Det skete eksempelvis for delprojekt Miljøvenligt Jordbrug. Brug af ejendomsdata fra OIS, der blev udviklet under projektet, er også i dag taget i brug af flere amter. Og et MVJ_GIS system til ansøgning om tilskud til miljøvenligt jordbrug er i dag udviklet til at kunne bruges i alle amterne.

Endelig har alle amterne valgt at anvende den it-infrastruktur, som blev etableret i forbindelse med delprojektet om it-arkitektur. Det betyder, at amterne kan være fælles om at lave nye digitale selvbetjeningsservices i stedet for at udvikle hver sin løsning til det samme formål.  

Fremtiden

Det arbejde, der er blevet udført i Den Digitale Amtsgård fortsætter. Skønt kommunalreformen har sat en skæringsdato for amternes levetid, som vi kender dem i dag, er Nordjyllands Amt stadig på forkant rent it-mæssigt, og mange af erfaringerne fra Den Digitale Amtsgård vil uden tvivl komme mange af de nye storkommuner til gode.

Projektfakta
Titel: Den Digitale Amtsgård
Tema: Digital Forvaltning
Kontaktperson: Projektleder Tina Archard Heide, amt.tah@nja.dk, telefon 96 35 19 60
Modtaget tilskud fra DDN: 7.750.000 kr.
Organisation: Nordjyllands Amt
Øvrige projektpartnere: Kommunedata, KMD, PLS Rambøll Management, Microsoft Danmark, Aalborg Kommune, Kampsax, LEC, Informi GIS A/S, LIFA, Dafolo, Netcompany A/S, Logimatic Software A/S
Projektperiode: januar 2001 – december 2003
Hjemmeside: www.dda.nja.dk, www.nordpol.dk - samt www.3d.nja.dk/

Projektbeskrivelse

Liste over projektkonklusioner

Til toppen