Projektkonklusion

- Din åbne Kommune, digital forvaltning i fremtiden

Den åbne digitale kommune

Af Claus Thorhauge, www.clausthorhauge.dk
Borgernes kontakt til kommunen skal være lige så enkelt som et besøg i sin egen netbank. Når man har logget ind med sit brugernavn i sin netbank, har man automatisk adgang til alle sine konti, ens egne værdipapirer – kort sagt hele ens eget engagement i banken.

På samme måde var det tanken bag projektet Din åbne Kommune at skabe borgernes helt egen indgang til sit engagement hos det offentlige – en såkaldt portal. Med en enkel nøgle, en digital signatur, skulle borgeren kunne ordne en del af de praktiske aftaler eller direkte udforme ansøgninger til myndighederne – og følge hvordan sagsbehandlingen forløber. I praksis får borgeren eller virksomheden oprettet sin egen personlige portal i det kommunale system, og ligesom i netbanken er adgangen til systemet sikret med et digitalt certifikat – en digital signatur – så det kun er borgeren eller virksomheden selv, der har adgang til sine egne informationer.

Et døgnåbent rådhus, hvor den travle børnefamilie kan søge vuggestueplads eller skrive flyttemeddelelse, på den tid af døgnet hvor der er tid og ro. 24-7-365, altså alle døgnets 24 timer, syv dage om ugen, hele året, som amerikanerne kalder det.

Med den åbne digitale kommune erstattes mange af de gamle papirblanketter med  intelligente blanketter, hvor man bliver præsenteret for de rubrikker og får den vejledning, der svarer til ens personlige behov. Samtidig er de digitale blanketter på forhånd udfyldt med de oplysninger om borgeren, som kommunen har i forvejen. Med digitale blanketter er kommunen langt mere sikker på, at felterne er udfyldt korrekt – og alle de nødvendige rubrikker er udfyldt.

Efter at blanketterne er udfyldt elektronisk, bliver de overført til kommunens fagsystemer, så sagsbehandlerne slipper for at genindtaste de samme data.

Formålet

Tanken var at skabe grundlaget for fremtidens digitale forvaltning i Danmark ved at udnytte internettets muligheder for etablering af 24-timers borgerservice i kommunen. Det skulle på den ene side give borgerne bedre og hurtigere service, og på den anden side skulle kommunens medarbejdere udnytte ressourcerne bedre og mere effektivt.

1.500 borgere og sagsbehandlere i de tre deltagende kommuner blev spurgt om, hvilke processer de benyttede mest, når de kommunikerede med kommunen. På den baggrund blev det besluttet at udvikle 18 processer:

–       Sygedagpenge

–       Anmeldelse af tank

–       Ansøgning om medicintilskud

–       Ansøgning om boligsikring

–       Ansøgning om byggetilladelse

–       Ansøgning om lokaltilskud

–       Ansøgning om varmetilskud

–       Bestilling af container

–       Flytning

–       Grønt ejendomsbevis

–       Indberetning af vandforbrug

–       Indmelding af SFO

–       Lægeskift

–       Optagelse i daginstitution

–       Sygesikringskort

–       Tilmelding af renovation

–       Frameldning af renovation

Processen

Det var tanken, at systemerne skulle sættes i drift efter halvandet år – og derefter testes i endnu halvandet år. I praksis blev projektet voldsomt forsinket, så det først kom i drift efter knap tre år.

Det skyldtes, at det tog længere tid end forudset at realisere de store krav til sikkerhed, som projektet havde stillet op. Samtidig blev integrationen mellem hjemmesiden og de bagvedliggende fagsystemer forsinket, så det ikke blev nået indenfor projektperioden.

Mens projektet løb, var den digitale signatur ved at blive realiseret i Danmark. Derfor var projektet nødt til at programmere en del om. Da det så mod forventning blev TDC, der vandt det offentlige udbud om den digitale signatur, var man nødt til at justere systemerne en gang til.

Der er derfor brugt betydelig flere arbejdstimer og penge end forudsat. En udgift som leverandørerne i hovedsagen har betalt.

De tre deltagende kommuner har af forskellige årsager alle valgt ikke at integrere Din åbne Kommune med deres systemer til elektronisk sagsstyring og dokument håndtering.

Resultatet

Selve projektet har givet en væsentlig forståelse for, hvad digital forvaltning er, hvordan borgerservice fortsat kan udvikles, så det giver besparelser i den offentlige sektor. Projektet har også understreget, hvor vigtigt det er at oplære medarbejderne, så de er rustet til den digitale verden.

Ved projektets slutning var der endnu ingen praktiske erfaringer med systemet.

Fremtiden

Portalen er i drift i de tre deltagende kommuner og vil fortsætte med nye processer. Kommunerne er nu gået i gang med at markedsføre Din åbne Kommune overfor andre kommuner.

Projektet fortsætter med en ny styregruppe med deltagelse af de tre kommuner og Dafolo A/S.

Projektfakta
Titel: Din åbne Kommune, digital forvaltning i fremtiden
Tema: Digital forvaltning
Kontaktperson: Karin Hedegaard, kh@dafolo.dk, telefon 20 80 28 22
Modtaget tilskud fra DDN: 6.000.000 kr.
Organisation: Dafolo A/S
Øvrige projektpartnere: Skørping Kommune, Frederikshavn Kommune, Skagen Kommune og Form.dk
Projektperiode: marts 2001 – december 2003
Hjemmeside: www.daak.dhk

Projektbeskrivelse

Liste over projektkonklusioner

Til toppen