Projektkonklusion

- E-handel mellem private virksomheder og Nordjyllands Amt

Alle amtets indkøb bliver digitale

Af Claus Thorhauge, www.clausthorhauge.dk

Kommunernes Landsforening har regnet ud, at en institution sparer seks minutter ved at fakturere og betale med nogle klik på computeren i stedet for nogle kruseduller på papir. Og internettet gør det muligt at koordinere store indkøb, så en stor kunde som Nordjyllands Amt kan hente store rabatter ud af sine leverandører. Så der er mange penge at spare ved at digitalisere det indkøb af varer på cirka 960 millioner kroner, som amtet foretager hvert år.

Mange penge – og mange fordele.

Derfor valgte Nordjyllands Amt at prøve at blive det første amt i Danmark, der fuldt ud handler elektronisk. Alle amtets leverandører, hvor de fleste leverer til amtets sygehuse, skal simpelthen e-handle med amtet.

Nordjyllands Amt havde i forvejen etableret en indkøbsorganisation og udviklet en strategi for indkøb, så det nødvendige fundament var i orden. Ifølge strategien skal stort set alle indkøb af varer i udbud og på mange områder skal også køb af tjenesteydelser i udbud. Det giver større besparelser, når alle amtets institutioner kan trække på de fælles udbud og aftaler.

Formålet

Tanken var at gennemføre fire selvstændige projekter, der tilsammen skulle gøre amtets interne proces mere effektiv og få institutionerne til i højere grad at bruge de indgåede aftaler ved at bestille og fakturere elektronisk.

Det første projekt var en fuld e-handelsløsning, der er fuldt integreret med både amtets og leverandørens it-system og baseret på den velafprøvede EDI-standard til udveksling af data mellem systemer. Med en fuld løsning er hele processen automatiseret, og man behøver ikke at taste data ind igen, ligesom der ikke er manuel kontrol eller anden menneskelig ”berøring” af transaktionerne. Sådan en løsning er relativt dyr, men det er også her, amtet kan hente de største gevinster. Den løsning er relevant for amtets cirka 20 største leverandører.

Det andet projekt var en delvis e-handelsløsning, hvor amtet sender ordren elektronisk til leverandørne, og leverandørerne udfylder deres faktura til amtet på en elektronisk blanket på amtets webserver. Det system er baseret på den nyere XML-standard og kan udvides til at være en komplet e-handelsløsning med fuld integration af it-systemer. XML-løsningen blev valgt for at nå ud til de mindre leverandører, der ikke bruger store virksomhedssystemer med mulighed for udveksling med EDI. Men det viste sig undervejs, at netop XML var en god og billig løsning for alle typer virksomheder – uanset størrelse.

Det tredje projekt var et elektronisk bestillingssystem, en indkøbsportal, hvor institutionerne selv kan købe ind via internettet. Dem, der køber ind på institutionerne, kan søge og bestille varer både i amtets centraldepot eller i katalogerne for amtets fællesindkøbsaftaler. Når de bestiller, går ordren direkte til leverandøren, men  registreres undervejs i amtets centrale indkøbssystem. Systemet skal også udbygges, så institutionerne kan bestille varer på leverandørernes egne hjemmesider – også selv om der ikke er indgået centrale indkøbsaftaler. Det var tanken, at institutionerne efterhånden skulle oprette et standardsortiment, så de kun behøver at ”sætte flueben” ud for de gængse varer, som de ønsker.

Det fjerde og sidste projekt er et system, der skal digitalisere godkendelse, betaling og bogføring af fakturaerne fra leverandørerne. I en browser kan institutionerne godkende fakturaerne og sikre sig, at de bliver bogført på den rigtige konto. Før projektet gik i drift, blev fakturaer både attesteret og anvist til betaling. Det var tanken, at man kan nøjes med at attestere de elektroniske fakturaer – anvisningsproceduren skulle automatiseres og i fremtiden kontrolleres ved stikprøver.

Processen

Da projektet begyndte, var EDI standardformat til udveksling af dokumenter mellem forskellige it-systemer, og den fulde e-handelsløsning er også baseret på EDI. Den delvise løsning blev i første omgang også udviklet til EDI, men det blev undervejs tydeligt, at det anerkendte XML-format ville blive det mest udbredte til udvekslings af data mellem systemer, ligesom XML systemer er enklere og billigere i drift. Derfor blev systemet udviklet til begge standarder.

Undervejs valgte KMD at trække sig som samarbejdspartner og blev i stedet underleverandør til projektet.

Projektet blev forlænget et år, fordi der var tekniske problemer med at få systemerne implementeret. Der er brugt mere tid og penge end forventet på at implementere systemerne og få dem til at arbejde sammen. Derfor steg de samlede omkostninger også til 7,7 millioner kroner, hvilket er 1,7 millioner mere end budgetteret. Amtet har selv dækket overskridelsen.

Resultatet

Samtlige mål er nået. Den elektroniske kommunikation med leverandørerne er begyndt, men der er stadig tekniske og organisatoriske barrierer, der skal forceres. Alligevel forventer projektet, at der kommer skub i det i år 2005, hvor alle fakturaer til det offentlige skal sendes digitalt.

Indkøbsportalen var ved projektets afslutning installeret på alle de institutioner i amtet, der selv køber ind og selv bogfører. Systemet er også i drift på de fleste institutioner og sygehusafdelinger.

Den elektroniske kontrol og bogføring af fakturaerne var ved projektets slutning i pilotdrift på Amtsgården, og de øvrige institutioner fulgte efter i løbet af år 2004.

I 2003 blev projektet nummer to og i 2004 nummer tre i IT-branchens og Videnskabsministeriets kåring af systemer til e-handel i den offentlige sektor.

Fremtiden

Projektet fortsætter. Der er stadig et stort arbejde med at etablere elektronisk handel med amtets leverandører og gennemført den elektroniske håndtering af fakturaerne på alle institutionerne, men de nye regler, der forpligter leverandører til det offentlige at fakturere digitalt får det uden tvivl til at gå hurtigere.

Projektfakta
Titel: E-handel mellem private virksomheder og Nordjyllands Amt
Tema: IT-erhverv
Kontaktperson: Anders Boje, abo@nja.dk, telefon 96 35 10 00
Modtaget tilskud fra DDN: 2.000.000 kr.
Organisation: Nordjyllands Amt
Øvrige projektpartnere: KMD
Projektperiode: februar 2001 – december 2003
Ingen hjemmeside, men læs om projektet her: www.nja.dk/faktaogtal/faktaomamtet/ehandel

Projektbeskrivelse

Liste over projektkonklusioner

Til toppen